Vorgehen und Ablauf
Betriebliche Altersvorsorge (bAV), bBU und Benefits werden vollständig aus HR herausgelöst und als eigenständiges System betrieben. Wir übernehmen operative Umsetzung, Dokumentation, Kommunikation und laufende Aktualisierung. HR behält eine klare, kleine Schnittstelle.
Ablauf in Phasen
Der Ablauf beginnt mit einer vollständigen Bestandsaufnahme. Daraus entsteht ein System, das im Alltag stabil und nachweisbar funktioniert. Jede Phase baut auf der vorherigen auf.
Sichtung und Prüfung
Wir sichten alle bestehenden Versorgungen und Zusagen, prüfen den Status und ordnen den Bestand. Ziel ist eine belastbare Ausgangslage — unabhängig davon, wie viele Anbieter, Vertragsarten oder Altbestände existieren.
- Bestehende Verträge und Zusagen werden vollständig erfasst
- Lücken, Risiken und offene Pflichten werden identifiziert
- Sie erhalten eine dokumentierte Bestandsübersicht
Digitalisierung und Struktur
Verträge, Zusagen und Dokumente werden digitalisiert und in eine klare Systemlogik überführt. Jeder Vorgang ist nachvollziehbar zugeordnet und jederzeit auffindbar.
- Alle Unterlagen werden digital erfasst und zugeordnet
- Jeder Mitarbeitende erhält einen eigenen Vorgang mit vollständiger Dokumentation
- Revisionssichere Ablage statt E-Mail-Ketten und Ordnerstrukturen
Maßnahmen umsetzen
Aus der Prüfung entstehen konkrete Handlungsempfehlungen. Jede Maßnahme wird als nachvollziehbarer Vorgang geführt — priorisiert nach Risiko, Aufwand und Wirkung.
- Konkrete Schritte statt allgemeiner Empfehlungen
- Jede Maßnahme wird in unserem System als Vorgang dokumentiert
- Fortschritt ist für alle Beteiligten einsehbar
Operative Umsetzung und Kommunikation
Die gesamte Umsetzung, Dokumentation und Kommunikation mit der Belegschaft liegt beim Dienstleister. Jeder Mitarbeitende wird persönlich informiert und entscheidet dokumentiert.
- Verpflichtende Erstinformation im Einzelgespräch für jeden Mitarbeitenden
- Bei Interesse: individuelle Beratung mit interaktivem Gehaltsrechner
- Nutzung oder Nicht-Nutzung wird sauber dokumentiert
Laufender Betrieb und Reporting
Das System wird dauerhaft betrieben — nicht einmal aufgesetzt und dann vergessen. Rechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Änderungen werden laufend eingepflegt.
- Laufende Anpassung an Rechtsänderungen ohne internen Aufwand
- Monatliches Reporting mit Nutzungsquote und Kostenersparnis
- Prozesse bleiben stabil — auch wenn Personen wechseln
Seit über 10 Jahren laufen Beratung und Dokumentation vollständig digital, auch per Smartphone.
Die HR-Schnittstelle
HR bleibt eingebunden — ohne operative Verantwortung. Die Zusammenarbeit läuft über eine einzige, klar definierte Schnittstelle.
Was HR tut
- Neue Mitarbeitende melden
- Bei Bedarf interne Fragen zur Schnittstelle bündeln
Was HR erhält
- Dokumentierte Entscheidung des Mitarbeitenden
- Angaben für die Lohnabrechnung
- Transparente Einsicht in Status und Dokumentation
Mitarbeitenden-Kommunikation
Jeder Mitarbeitende wird persönlich und verständlich informiert. Die getroffene Entscheidung wird dokumentiert. Das schafft Akzeptanz, reduziert Rückfragen und verhindert spätere Konflikte.
Verpflichtende Erstinformation
Alle Mitarbeitenden erhalten eine kurze, verständliche Erstinformation im Einzelgespräch. Damit ist dokumentiert, dass jeder informiert wurde.
Individuelle Beratung bei Interesse
Wer tiefer einsteigen möchte, erhält eine individuelle Beratung ohne Verkaufsdruck. Es geht um Klarheit, nicht um Abschlussquoten.
Dokumentierte Entscheidung
Nutzung oder Nicht Nutzung wird sauber dokumentiert. Dadurch ist die Entscheidung nachvollziehbar und später belegbar.
Was Sie intern brauchen
- Eine feste Ansprechperson für die Bestandsübergabe
- Zugriff auf vorhandene Unterlagen und Zusagen
- Freigabe der Mitarbeitendeninformation im abgestimmten Rahmen
Mehr ist operativ nicht erforderlich.
Nächster Schritt
In 30 Minuten klären wir Ihre Ausgangslage und ob der Ansatz passt. Sie erhalten:
- Einordnung Ihrer bestehenden Versorgungssituation
- Einordnung der digitalen Beratungs- und Dokumentationsstruktur
- Entscheidungsvorlage mit konkreten nächsten Schritten